PART #1 & PART #2
Quelle procédure et quelle durée ?
Depuis le 27 mars 2020, les employeurs ou leurs mandataires (tels que les avocats ou fiduciaires) sont obligés d’introduire la demande par internet en utilisant le formulaire ad hoc simplifié, disponible en ligne via le site Myguichet.lu accessible grâce à un produit Luxtrust (Token, Smartcard ou Signing stick) ou une carte d’identité électronique.
La demande sera traitée de façon automatisée par l’ADEM.
Les salariés concernés par le chômage partiel n’ont aucune démarche à entreprendre.
Le chômage partiel est octroyé à l’employeur pour le mois en cours de sa demande et, si requis expressément, le mois qui précède. Dans tous les cas, l’employeur doit renouveler chaque mois sa demande.
Quel montant et quelles limites ?
L’indemnité de compensation est payée à l’employeur par le Fonds pour l’emploi qui fait partie de l’ADEM. Son montant est équivalent à 80 % de la rémunération brute des salariés bénéficiant du chômage partiel, tout en étant limité à 2,5 x le salaire social d’un salarié non qualifié âgé de plus de dix-huit ans.
Cette rémunération brute est déterminée par le salaire de base le plus élevé au cours des trois derniers mois calendrier précédant le début de la période de chômage partiel, auquel s’ajoute la moyenne des compléments et accessoires de salaire (uniquement les éléments payables mensuellement en espèces, à l’exception de la rémunération des heures supplémentaires et des majorations prévues par les dispositions conventionnelles, légales ou réglementaires) au cours des douze derniers mois calendrier qui précédent.
En outre, la réduction du volume de travail, prise en charge via le système de chômage partiel, ne peut pas dépasser 1.022 heures par année calendrier pour un salarié à temps plein, ce volume horaire étant proratisé pour un salarié à temps partiel.
Aujourd’hui, concrètement et pour un soutien financier plus direct et effectif aux entreprises, dès acceptation de la demande d’octroi du chômage partiel par l’employeur, une avance, correspondant à 80 % de la rémunération des salariés bénéficiant du chômage partiel, est payée par l’ADEM.
Il est à noter que le salaire social minimum pour salariés non qualifiés (2.141,99 euros à l’indice 834,76) est garanti aux salariés : si le montant de cette indemnité compensatoire devait être inférieur à ce salaire, la différence sera prise en charge et payée par le Fonds pour l’emploi pendant toute la durée de la crise.
A la fin du mois concerné, l’employeur doit établir un décompte détaillé des heures réellement chômées au sein de son entreprise. Sur base de ce décompte, l’ADEM calculera le montant des indemnités de compensation qui étaient réellement dues par le Fonds pour l’emploi. S’il s’avère que l’avance payée à l’employeur était trop élevée par rapport aux heures effectivement chômées au sein de son entreprise, il devra alors rembourser le trop-perçu au Fonds pour l’emploi, respectivement l’ADEM.
Pour éviter des remboursements trop importants, il est préférable que l’employeur soit le plus exact possible dans sa demande quant au nombre estimé d’heures chômées, tout en sachant qu’il n’est pas possible de prévoir l’évolution effective de l’entreprise dans le cadre de la crise actuelle.
Bien sûr, les indemnités de compensation payées à l’employeur doivent exclusivement être utilisées par celui-ci pour payer ses salariés concernés : il lui est formellement interdit d’utiliser les fonds étatiques reçus à d’autres fins, sous peine de s’exposer à des sanctions (notamment amendes, retrait immédiat du bénéfice du chômage partiel et obligation de restituer la totalité des sommes qu’il a perçues au titre du bénéfice du chômage partiel).
En fin de mois, les salariés, bénéficiant du chômage partiel, reçoivent ainsi paiement par l’employeur de cette indemnité de compensation pour les heures de travail chômées, dans les limites précitées. Pour les heures de travail prestées le cas échéant par le salarié pendant le mois concerné par le chômage partiel, les salariés percevront leur rémunération fixée dans le cadre de leur contrat de travail.
L’employeur est obligé de procéder aux retenues sociales et fiscales, normalement applicables, sur la rémunération éventuelle et l’indemnité de compensation payées aux salariés. Les cotisations sociales patronales s’appliquent normalement tant sur l’éventuelle rémunération que sur l’indemnité compensatoire payées aux salariés, à l’exception des cotisations d’assurance contre les accidents et dues en matière de prestations familiales.
Protection contre le licenciement ?
Bénéficiant d’un soutien financier étatique pour payer ses salariés, dans le cadre de sa demande, l’employeur doit en contrepartie s’engager à ne pas procéder à des licenciements pour des motifs non-inhérents à la personne des salariés, soit des motifs d’ordre économique au sens large.
Les salariés bénéficient ainsi d’une « protection » contre le licenciement pour motifs économiques pendant toute la durée du chômage partiel, l’employeur recouvrant le droit d’y procéder dès la fin du bénéfice du chômage partiel.
Dès lors, même pendant la durée d’application du chômage partiel, l’employeur conserve le droit de procéder à un licenciement avec préavis pour des motifs liés à la personne du salarié ou un licenciement avec effet immédiat pour faute grave commise par ce dernier.
Cumul avec les autres mesures ?
La question a été éclaircie pendant la crise : le chômage partiel prime sur le congé pour raison familial lié au COVID-19. En effet, le salarié, bénéficiaire du chômage partiel, est disponible pour assurer la garde d’un enfant du ménage. Ni ce salarié, ni une autre personne du ménage de celui-ci, ne pourra alors bénéficier du congé pour raisons familiales lié au COVID-19.
Toutefois, si le salarié est rappelé par l’employeur pour travailler, lui ou une autre personne de son ménage pourra alors bénéficier du congé pour raison familiale lié au COVID-19 afin d’assurer la garde de l’enfant.
Si le salarié, bénéficiaire du chômage partiel, tombe malade pendant celui-ci, il sortira du bénéfice du chômage partiel et sera financièrement pris en charge par la Caisse Nationale de Santé dans le cadre de cette maladie. Le cas échant, le salarié pourra à nouveau bénéficier du chômage partiel après expiration de sa période d’incapacité de travail.
Catherine Delsaux Schoy
Senior Lawyer
KAUFHOLD & REVEILLAUD, AVOCATS
T: +352 444 222 1
E: c.ds@kr-legal.lu
COVID-19 Short-time Working Aid: Employer/Employee Q&A (Part 3)
VIEW PART #1 & PART #2
What is the “short-time working” procedure & how long does it take?
As of March 27, 2020, employers or their representatives (such as lawyers or trustees) must submit the short-time working application online using the simplified ad hoc form available at Myguichet.lu and accessible through a Luxtrust product (Token, Smartcard or Signing stick) or an electronic identity card.
The request will be processed automatically by ADEM.
Employees affected by short-time working do not have to take any steps.
Short-time working shall be granted to the employer for the month in which the application is made and, if expressly requested, for the preceding month. In all cases, the employer must renew the application each month.
How much is it & what are the limits?
The compensation allowance is paid to the employer by the Employment Fund, which is part of ADEM. It amounts to 80 percent of the gross remuneration of employees benefiting from short-time working and is limited to 2.5x the wage of an unskilled employee over the age of 18.
This gross remuneration is determined using (1) the highest basic salary during the last three calendar months prior to the start of short-time working and (2) adding the average of any salary supplements and accessories (only those payable monthly in cash, with the exception of overtime and contractual, legal or regulatory provisions) during the last 12 calendar months preceding the start of the period of short-time working.
The reduction in the volume of work, supported by the short-time working system, may not exceed 1.022 hours per calendar year for a full-time employee (hour volume pro-rated for part-time employees).
As soon as the employer’s application for short-time working is accepted, an advance of 80 percent of the remuneration of employees benefiting from short-time working is paid by ADEM.
It should be noted that the minimum wage for unskilled workers (€2,141.99 at index 834.76) is guaranteed to employees. Should the amount of the compensatory allowance be lower than this wage, the difference will be covered and paid by the Employment Fund for the duration of the crisis.
At the end of the month in question, the employer must draw up a detailed account of the hours not worked in the company. On the basis of this statement, ADEM will calculate the compensation payments that were actually due from the Employment Fund. If it turns out that the advance paid to the employer was too high in relation to the hours not worked in the company, the employer will have to reimburse the surplus to the Employment Fund or ADEM.
In order to avoid excessive reimbursements, employers should be as exact as possible in their estimate of non-worked hours, while being aware that it is not possible to predict the actual outcome in the context of the current crisis.
Compensation benefits paid to the employer must exclusively be used by the employer to pay the employees concerned. It is forbidden to use these state funds for other purposes, under penalty of sanctions (including fines, immediate withdrawal of the benefit of short-time working and the obligation to return the totality of the sums received through the short-time working scheme).
At the end of the month, employees benefiting from short-time working receive payment from the employer for the hours not worked, within the aforementioned limits. For the hours worked, if any, by the employee during the month concerned by the short-time working scheme, he or she will receive remuneration in accordance with the employment contract.
The employer is obliged to make normal social and fiscal deductions on any remuneration and compensation allowance paid to the employees. As usual, employers’ social security contributions apply to any remuneration and to the compensation allowance paid to employees, with the exception of accident insurance contributions and contributions for family benefits.
Are there protections against dismissals?
If benefiting from this state financial support to pay its employees, the employer must not carry out dismissals for reasons unrelated to the individual employee, i.e. reasons of an economic nature.
Employees thus enjoy “protection” against dismissal on economic grounds throughout the duration of the short-time working scheme. The employer recovers normal dismissal rights as soon as short-time working benefits cease.
During the short-time working application period, the employer retains the right to dismiss with notice for reasons linked to the employee or to dismiss with immediate effect for serious misconduct on the part of the employee.
How does it relate to other measures?
Short-time working takes precedence over leave for family reasons linked to COVID-19. The employee benefitting from short-time working is available to take care of a child in the household. Neither this employee, nor any other person in the household, will then be able to benefit from the leave for family reasons linked to COVID-19.
However, if the employee is required by the employer to work, the employee or another person in the employee’s household may then benefit from the family reasons linked to COVID-19 in order to take care of the child.
If the employee benefitting from the short-time working scheme falls ill during this period, he or she will cease to benefit from this scheme and will be financially covered by the National Health Fund (Caisse Nationale de Santé) during the illness. In this case, the employee may once again benefit from short-time working after the inability to work ends.
Catherine Delsaux Schoy
Senior Lawyer
KAUFHOLD & REVEILLAUD, AVOCATS
T: +352 444 222 1
E: c.ds@kr-legal.lu
